El Registro Único Tributario (RUT) es una base de datos con el que el Estado Colombiano administra y controla el pago de impuestos y demás obligaciones tributarias del país.
Esto lo hace a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y es justamente en esta entidad donde debes realizar cualquier trámite relacionado con asuntos tributarios, aduaneros y cambiarios.
En esta ocasión, te explicaremos una de ellos: cómo inscribirse o actualizar el RUT.
¿Para qué sirve el RUT?
Para entenderlo de una manera más sencilla, el RUT debes obtenerlo cuando inicias tu actividad económica, ya sea trabajando bajo relación de dependencia o bien de forma autónoma.
¿Por qué? Porque suele ser un documento solicitado por los empleadores cuando te quieren contratar, o por las empresas cuando te deben pagar tus servicios como trabajador independiente.
El RUT sirve para identificar tanto a empresas como a personas que tengan la «calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio”, según la DIAN. Y esto lo hace por medio de un código conocido como Número NIT.
Por otro lado, el RUT permite:
- La acreditación e identificación de tu actividad económica ante quienes sostengas una relación comercial, laboral o económica en general.
- Identificación y reconocimiento de tus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias TAC frente al Estado Colombiano.
- Realización de trámites a través de los servicios en línea y presenciales de la DIAN.
Número de Identificación Tributaria (NIT)
El NIT es un código personal e intransferible a través del cual el DIAN identifica a los contribuyentes del país. Este número se lo obtiene una vez te inscribes en el RUT.
¿Quiénes pueden inscribirse?
- Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás Impuestos administrados por la DIAN.
- Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual.
- Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales.
- Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras.
- Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria.
- Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo.
- Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.
- Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.
- Los responsables del impuesto al consumo.
- Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
- Los agentes retenedores.
- Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
- Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
- Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo,
- Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.
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Inscripción RUT Personas Naturales
Este trámite NO tiene costo y se lo realiza en los puntos de atención de la DIAN de forma presencial.
Únicamente las personas naturales no obligadas a registro en cámara de comercio pueden realizar la inscripción del RUT en línea.
De ahí en adelante, cualquier usuario o entidad que requiera del RUT debe agendar una cita en la DIAN y presentar los requisitos correspondientes según el tipo de contribuyente que sea.
Agendamiento de Citas DIAN
El primer paso es solicitar una cita presencial para que se haga tu registro en el sistema y puedas acceder a todos los servicios en línea que dispone la DIAN.
El agendamiento se lo puede hacer vía telefónica o por Internet.
- Vía telefónica: Ver puntos de contacto.
- Vía Internet: Complete los datos solicitados en agendamientodigiturno.dian.gov.co.
En ambos casos, te pedirán que indiques el lugar, día y hora de la cita. Aparte de los requisitos necesarios según el tipo de contribuyente, presenta tu documento de identidad y una copia.
Requisitos
Los requisitos para la inscripción del RUT varían dependiendo del tipo de contribuyente. Aquí nos centraremos en los requisitos para personas naturales.
1) Persona Natural que realiza actividades excluidas del IVA y que no son consideradas mercantiles
- Cédula de ciudadanía y fotocopia del solicitante.
- Si la persona es menor de edad presentar la tarjeta de identidad.
- Si la solicitud se realiza a través de un tercero (en ambos casos se debe adjuntar fotocopia de la cédula del poderdante y del apoderado):
- Poder especial con el sello de presentación personal y reconocimiento de contenido ante notaría.
- Poder General con Certificación original de vigencia del mismo ante notaría cuando este sea mayor a seis (6) meses.
2) Persona Natural del Régimen Simplificado del IVA no obligado a inscribirse en el registro mercantil
- Fotocopia del documento de identidad del solicitante. Debe ser escaneada y convertida a formato PDF.
Pasos
Para las personas naturales en general, deben dirigirse a un punto de atención de la DIAN (previa cita), presentar los requisitos solicitados y llenar el Formulario 001 para la inscripción.
Todo este proceso será guiado por los mismos empleados de la DIAN y en el mismo día se le dará su número NIT.
Pero si eres Persona Natural del Régimen Simplificado del IVA no obligado a inscribirse en el registro mercantil, la inscripción la haces en línea:
- Ingresa a www.dian.gov.co.
- Clic en Portal DIAN y luego en RUT (clic aquí).
- Clic en ‘Inscríbase en el RUT’ y seleccione la opción ‘Inscripción virtual persona natural no obligado a registro en cámara de comercio’.
- Completa los campos solicitados.
- Luego llena el Formulario 001 de inscripción. Clic en Enviar.
- Sube al sistema tu cédula de ciudadanía en formato PDF.
Y listo. En dos horas aproximadamente recibirás un correo electrónico con el PDF del certificado de inscripción del RUT.
Solicitar Copia del RUT
Este trámite lo haces en línea en tu cuenta del Muisca DIAN:
- Ingresa a www.dian.gov.co.
- En el Menú Desplegable, elige ‘Acceso a los Sistemas de Información’ y luego clic en Usuario Registrado.
- Completa los datos solicitados. Clic en Ingresar.
- Selecciona la opción ‘Obtener copia RUT’.
Actualización del Registro Único Tributario
La inscripción en el RUT tiene una vigencia indefinida. Es decir que no se exige su renovación, pero si durante el camino has cambiado de dirección o actividad comercial, debes actualizar tus datos en el sistema.
- Ve a www.dian.gov.co.
- En el Menú Desplegable, elige la opción ‘Acceso a los Sistemas de Información’ y luego Usuario Registrado.
- Ingresa a tu cuenta del Muisca Dian.
- Clic en la opción ‘Actualización RUT’.
- Elige la hoja que necesites actualizar.
- Clic en ‘Cargar Documento’.
- Cambia los datos requeridos.
- Cuando hayas verificado que todos los cambios están correctos, da clic en ‘Enviar’.
- Finalmente, haz clic en ‘Formalizar’.
Fuente: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).